What is Purchasing .

 

 งานจัดซื้อ มีงานอะไรบ้าง ?

งานจัดซื้อ เป็นหนึ่งส่วนของ Logistic System วงการอุตสาหกรรม รู้กันอยู่แล้วว่า ในทุกธุรกิจจำเป็นต้องมี  Logistic System  ในการขับเคลื่อนกิจกรรมทางธุรกิจ  และการที่ธุรกิจจะขับเคลื่อนได้ดี งานจัดซื้อ ก็เป็นส่วนสนับสนุนที่สำคัญมาก แล้ว งานจัดซื้อ เป็นอย่างไร ? ถึงได้มีความสำคัญ

 

ที่อยากจะเขียนเรื่องนี้ก็เพราะว่า ช่วงปีนี้ (2021) จะมีหัวข้ออบรมชื่อแปลกๆ ที่เกี่ยวงานจัดซื้อมาให้ผม  และการที่จะตอบสนองความต้องการได้อย่างถูกต้อง ผมเลยต้องทำ  Course Outline ขึ้นมา เพื่อนำเสนอ ว่าสิ่งที่เขาต้องการนั้น จะมีเนื้อหาตามนี้หรือไม่ ?

 

ผมก็เลยคิดว่า ความต้องการที่จะอบรมเรื่องงานจัดซื้อ ให้กับบุคลากรในหน่วยงานจัดซื้อ / จัดหา ควรจะต้องสอดคล้องกับรูปแบบการทำงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานจัดซื้อ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจน ขอยกตัวอย่าง

 

งานจัดการคลังสินค้า คุณควรจะเป็นหน้าที่ให้หน่วยงานใดดูแล !  ก็สามารถตอบได้ 2 หน่วยงานครับ ก็คือ ฝ่ายคลังสินค้า หรือฝ่ายบัญชี

 

(ถ้าตอบว่าฝ่ายบัญชี ก็แสดงเป็นองค์กรขนาดเล็ก แต่ถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ก็ต้องมีหน่วยงานเฉพาะเจาะจงมาดูแล แน่นอนก็ต้องเป็น ฝ่ายคลังสินค้า (หรือที่เรียกกันสั้นๆว่า Store)

 

แต่ถ้าเราทำความเข้าใจในเชิงลึกต่อไป งานจัดการคลังสินค้า ก็คือ การบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory management)การบริหารจัดการคลังสินค้า ผมจะแบ่ง 2 ส่วน คือ

 

1.       ส่วนของการดูแลคลังสินค้า เป็นงานที่ดูแลความเรียบร้อย จัดเก็บรักษา เบิกจ่าย  ที่เรียกว่าเป็น Physical Management ก็ต้องมีความรู้ เช่น  Shelf life / First in First out คนที่สมควรดูแลในส่วนนี้ ก็ต้องฝ่ายคลังสินค้าละครับ

 

2.       แล้วส่วนที่ 2 ก็คือ  การควบคุมปริมาณสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ซึ่งจะมีเรื่องของการบริหารจัดการเชิงตัวเลข และมูลค่า ให้เหมาะสมกับการใช้ การเบิก การเก็บ และอื่นๆ  แน่นอนจะต้องรู้เรื่อง Lead time ของทุกกระบวนการด้วย  เช่น สินค้าระหว่างผลิต (Work in Process or Semi Product) / สินค้าสำเร็จรูป (Finish Product) / วัตถุดิบคงคลัง (Material Stock)

 

ถ้าถามว่าในส่วนที่เป็น Material Stock  ใครควรจะผู้ดูแล คุณอาจตอบว่า Store or Planning ก็ได้

แต่จริงๆแล้ว คนที่สามารถจะดูแลได้ดีที่สุดก็คือ คนที่มีข้อมูลที่เรียกว่า Purchasing Parameters   ซึ่งได้แก่ Order Lead time / Min Order / Material Cost

คำตอบจะกลายเป็น ฝ่ายจัดซื้อ  เป็นผู้ดูแลก็ได้ครับ ใช่มั้ยครับ !

หมายเหตุ : ที่ผมให้ความเห็นแบบนี้ เพราะตอนที่ผมรับผิดชอบงานจัดซื้อ ผมต้องกำหนด Purchasing Parameters  ลงใน Package Program เพื่อให้โปรแกรมคำนวณ จำนวนของวัตถุดิบ ที่ต้องใช้ และเวลาที่ต้องการใช้ แล้วเอาข้อมูลนั้นไปออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order)  ซึ่งการจะใส่ Parameter ต่างๆลงไป จำเป็นต้องมีความรู้และความเข้าใจในเรื่องของMRP / ERP / Separate shipment / Re-order point  และ ใครจะเข้าใน  Purchasing Parameters  ได้ดีที่สุด ก็ต้องคนซื้อนั้นล่ะ !

 

ที่เกรินมายาว ก็เพื่อจะมาแนะในรายละเอียดของ งานจัดซื้อ ว่าควรจะต้องมีขอบข่าย ในเรื่องอะไรบ้าง เพื่อให้คนในงานจัดซื้อได้รู้ และรับผิดชอบให้ได้

 

A.      ผมจะแบ่งงานจัดซื้อออกเป็น  3 ส่วนงาน

 

1. งานจัดซื้อ (Purchasing Job)  เป็นงาน Daily job ที่ได้แก่ การออกใบสั่งซื้อ / การติดตามการสั่งซื้อ / การทำ Forecast Order /การกำหนด Parameter เพื่อระบบ MRP or ERP / การบริหารจัดการ ในเรื่องต่างๆ เช่น Claim / Supplier Evaluation

 

2. งานจัดหา (Procurement Job) เป็นงานด่านหน้าเพื่อการจัดซื้อ ก็คือ การเป็นผู้เข้าไปทำ การคัดเลือก / เจรจาต่อรอง / ทำข้อตกลง เมื่อสรุปได้แล้ว ก็จะโอนข้อมูลทั้งหมด ไปให้ส่วนงานจัดซื้อไปดำเนินการต่อ  พูดได้ว่า งานจัดหา คือ ขั้นกว่าของงานจัดซื้อ

 

3. ธุรกิจระหว่างประเทศ (International Trade) หรือ การค้าขายระหว่างประเทศ นั้นว่าเรื่อง ข้อกำหนดที่เป็นสากล ที่หอการค้านานาชาติ (International Chamber of Commerce : ICC) ที่ได้กำหนดขึ้นมา เพื่อใช้ในการทำข้อตกลงทางการค้า เช่น  Trade Terms or Terms of Delivery (Incoterm) /  Payment Rules / Currency / Exchange rate / other  ซึ่งเงื่อนไขทั้งหมดนี้ จะมีองค์กรและสมาคมการค้า ต่างๆเข้ามาร่วมกันใช้  เช่น ธนาคาร / สายเดินเรือ / สายการบิน / บริษัทประกันภัย / บริษัทที่บริการด้านการขนส่ง และหน่วยงานของรัฐ  ซึ่งภาครัฐและเอกชน บนโลกนี้ จะใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติ

 

 ถ้าในองค์กรไหนมีการซื้อสินค้าและบริการจากต่างประเทศ เจ้าหน้าที่ ในส่วนของการ จัดซื้อและจัดหา จำเป็นที่จะต้องรู้เรื่อง ธุรกิจระหว่างประเทศ (International Trade)  ด้วยมันไม่ใช่แค่เรื่อง การนำเข้าสินค้า (Import) ซึ่งจะต้องรู้ที่มากกว่านั้น

 

ยกตัวอย่าง ใน class เรียนของผม ที่ชื่อว่า นักจัดซื้อ..ต่างประเทศ (Oversea Purchaser)  นั้น ผมได้เอาธุรกิจระหว่างประเทศมาผสมกับ การงานจัดซื้อ / จัดหา  โดยการเอาเรื่อง  FTA / Tax Privilege / Currency / Payment Term / Terms of Delivery /Shipping Document  ใส่เข้าไปในงานจัดซื้อ / จัดหา ด้วย เพื่อให้พวกเขาสามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงานได้เลย

 

B.      คราวนี้ถ้าเราอยากจะพัฒนาทีมจัดซื้อ / จัดหา เราควรจะพัฒนาในเรื่องอะไรบ้าง

 

ผมจะแยกเป็น ตามลำดับชั้นของงาน (Job Level)

 

Level # 1 จะเป็นงานจัดซื้อ (Purchasing Job) : จะต้องมีความรู้เรื่องอะไรบ้าง

 

>หลักการ และแนวคิดเพื่องานจัดซื้อ : แน่นอนทำงาน แบบไม่มีแบบแผน และแนวคิดที่ถูกต้อง ยากที่จะประสบความสำเร็จ

 

> เนื้องานที่จัดซื้อต้องทำ : หน้าที่หลักของงานจัดซื้อ ว่ามีอะไร (เราไม่ได้ทำตามที่ ISO กำหนด หรือตามนโยบายของบริษัทฯเท่านั้น แต่เราต้องรู้ด้วยว่างานของเราคือ อะไร

 

 > เครื่องมือในการทำงาน :  แน่นอนเรารู้ว่างานของเราคืออะไร เราต้องหา และออกแบบเครื่องมือมาเพื่อมาใช้ในการทำงานของเรา

 

  ใน Level #1 นี้ ผมจะมี Class เรียนที่ชื่อว่า นักจัดซื้อ..มืออาชีพ (Professional Purchaser) ซึ่งเหมาะสำหรับ ผู้ที่เพิ่มเริ่มต้น หรือ ยังไม่เคยได้รับการอบรมงานจัดซื้อมาก่อน

 

Level #2 จะเป็นขั้นกว่า ที่เกี่ยวข้องกับ งานจัดหา (Procurement Job) การที่จะทำงานจัดหาได้ จะต้องรู้เรื่องอะไรบ้าง

 

> การค้นหา / การคัดเลือก / การตรวจประเมิน / การทำข้อตกลง..  (Sourcing /Selection/Assessment / Agreement)  :  กระบวนการทั้งหมดนี้ เพื่อการจัดหา New  Supplier & New Material

 

> การเจรจาต่อรอง และการทำข้อตกลง : ถ้าจนท จัดซื้อ คนไหน สามารถทำเรื่องนี้ได้ ก็สามารถจะช่วยเหลืองาน ของผู้จัดการได้ แน่นอนการทำเรื่องนี้ได้ จะต้องมีแนวคิด และหลักการที่ถูกต้อง

 

>การวิเคราะห์ต้นทุนและราคา :  นั้นเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ถ้าทำไม่ได้ ผู้ปฏิบัติงานจัดซื้อ จะตอบคำถามกับผู้บริหารได้อย่างไร

 

Level # 3 การจัดซื้อ / จัดหา ต่างประเทศ :  เป็นการจัดซื้อในรูปแบบที่เพิ่มเติมจากการจัดซื้อภายในประเทศ ซึ่งได้แก่

>International Trade  (ธุรกิจระหว่างประเทศ)  จะต้องมีความเข้าใจในข้อกำหนดต่างๆที่เป็นสากล

>Applying / Caution  : การนำเงื่อนไขต่างๆมาปรับใช้ในการจัดซื้อ และจัดหา และต้องรู้ถึงข้อควรระวังต่างๆ (เพราะเราผิดพลาดบ่อยๆไม่ได้)

 

Level # 4 Purchasing  Development : การพัฒนางานจัดซื้อ ให้เกิดความแข็งแกร่งทางธุรกิจ  โดยเอาความรู้จากทั้ง 3 งาน (งานจัดซื้อ และงานจัดหา การทำธุรกิจระหว่างประเทศ)  เอามาสร้างรูปแบบ เพื่อเพิ่ม ศักยภาพเพื่อการแข่งขัน / เพื่อการแก้ไขปัญหา / เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ / เพื่อลดต้นทุน   

 

ทั้งหมดนี้ น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่อยู่ในวงการจัดซื้อนะครับ

 

Cr. อ.อนันต์ วชิราวุฒิชัย (Tangram Strategic Consultant)

 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------