Purchasing Knowledge

    งานจัดซื้อ มีงานอะไรบ้าง ? งานจัดซื้อ เป็นหนึ่งส่วนของ Logistic System วงการอุตสาหกรรม รู้กันอยู่แล้วว่า ในทุกธุรกิจจำเป็นต้องมี   Logistic System   ในการขับเคลื่อนกิจกรรมทางธุรกิจ   และการที่ธุรกิจจะขับเคลื่อนได้ดี งานจัดซื้อ ก็เป็นส่วนสนับสนุนที่สำคัญมาก แล้ว งานจัดซื้อ เป็นอย่างไร ? ถึงได้มีความสำคัญ   ที่อยากจะเขียนเรื่องนี้ก็เพราะว่า ช่วงปีนี้ ( 2021) จะมีหัวข้ออบรมชื่อแปลกๆ ที่เกี่ยวงานจัดซื้อมาให้ผม   และการที่จะตอบสนองความต้องการได้อย่างถูกต้อง ผมเลยต้องทำ   Course Outline ขึ้นมา เพื่อนำเสนอ ว่าสิ่งที่เขาต้องการนั้น จะมีเนื้อหาตามนี้หรือไม่ ?   ผมก็เลยคิดว่า ความต้องการที่จะอบรมเรื่องงานจัดซื้อ ให้กับบุคลากรในหน่วยงานจัดซื้อ / จัดหา ควรจะต้องสอดคล้องกับรูปแบบการทำงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานจัดซื้อ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจน ขอยกตัวอย่าง   งานจัดการคลังสินค้า คุณควรจะเป็นหน้าที่ให้หน่วยงานใดดูแล !   ก็สามารถตอบได้ 2 หน่วยงานครับ ก็คือ ฝ่ายคลังสินค้า หรือฝ่ายบัญชี   ( ถ้าตอบว่าฝ่ายบัญชี ก็แสดงเป็นองค์กรขนาดเล็ก แต่ถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ก็ต้องมีหน่ว

  สงครามเกิดที่ยูเครน แต่ผลกระทบกำลังจะเกิดไปทั่วโลก โดยเฉพาะด้านการค้าระหว่างประเทศ และการชำระเงิน !! ที่ต้องมาเล่าให้ฟังกันก็เพราะ มันไม่ใช่แค่สงครามของคนตะวันตก แต่มันเกี่ยวพันไปถึงการทำธุรกิจระหว่างประเทศไปด้วยครับ !   25 Feb 2022 :   สืบเนื่องจากปฏิบัติการทางทหารของรัสเซียต่อยูเครน เมื่อ Feb ที่ผ่านมา มีผลให้รัสเซียจะถูกมาตรการต่อต้านในรูปแบบต่างๆ   และผลกระทบอย่างแรง ก็คือ การ Import & Export ของรัสเซียจะทำได้ยากขึ้น เพราะ   หนึ่งในมาตรการต่อต้านนั้น คือ ห้ามรัสเซียใช้ระบบ SWIFT CODE ซึ่ง SWIFT CODE มันช่องทางในการรับและจ่าย ของการทำการค้าระหว่างต่างประเทศ หมายเหตุ :   ระบบ SWIFT   เป็นระบบเพื่อใช้ในการโอนเงินระหว่างธนาคาร ที่มีธนาคารมากกว่า 8,100 แห่งและกว่า 208 ประเทศที่ใช้มาตรฐาน ก่อตั้งมาเมื่อปี 1973 นี้     SWIFT :   The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication   คือ สมาคมเพื่อการโทรคมนาคมทางการเงินระหว่างธนาคารทั่วโลก   ระบบนี้โลกตะวันตก เป็นผู้ก่อตั้งขึ้นมา และเขาได้ตัด รัสเซียออกจากระบบไป เพื่อปีบรัสเซีย ไม่สามารถทำธุรกรรมทางการเงินได้

  ธุรกิจจะแข็งแกร่งได้ ต้องมีระบบสนับสนุนที่ดี  ( Business Strong with logistic) ธุรกิจที่จะอยู่รอดได้ ต้องมีสามารถในการแข่งขัน   และความสามารถในการแข่งขันนั้น ย่อมมาจาก การมีสินค้าและบริการที่ดี และการตลาดที่ยอดเยี่ยม   แต่การที่ธุรกิจจะเป็นแบบนั้นได้ จะต้องมีองค์ประกอบทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยมด้วย และองค์ประกอบที่ว่านั้น เราเรียกว่า   Logistic System ( ระบบสนับสนุนแบบองค์รวม)   และหนึ่งในหน่วยงานสนับสนุนที่ทุกองค์กรต้องมี ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก หรือใหญ่ นั้นก็คือ หน่วยงานจัดซื้อ /จัดหา    ในยุคแรกๆของงานจัดซื้อ / จัดหา นั้นจะต้องดูแล คลอบคลุมทั้งหมด ในทุกๆกระบวนการ ที่จะต้องมีการจ่ายชำระเงิน เพื่อค่าสินค้า/บริการ และอาจรวมถึงการดูแลคลังสินค้าด้วย ( สำหรับคลังสินค้า ขึ้นอยู่กับนโยบาย ถ้าเป็นองค์กรขนาดเล็กส่วนใหญ่ก็จะให้แผนกบัญชี หรือไม่ก็แผนกจัดซื้อดูแล) แต่มาถึงยุคนี้ ที่ธุรกิจเปลี่ยนไปจากเดิมมาก ธุรกิจกิจมีขนานใหญ่โตมากขึ้น มีกิจกรรมที่ซับซ้อนมากขึ้น มีปริมาณงานที่มากขึ้น จนต้องมีการแตกแยกย่อยงานออกไป   จนมีการนำเอาคำว่า Logistic มาใช้   ( ให้นึกร้าน 7-11 ถ้าเขาไม่ม

   นักจัดซื้อกับการทำข้อตกลง แค่นั้นพอหรือ!   การทำข้อตกลง ( Agreement) ในงานจัดซื้อ เป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกิจ และพูดได้ว่าการทำธุรกิจทั้งหมดบนโลกนี้ จะต้องมีการทำข้อตกลงทั้งสิ้น และข้อตกลงที่เกิดขึ้นในองค์กรธุรกิจต่างๆ ส่วนใหญ่จะถูกทำโดยหน่วยงานจัดซื้อ และถ้าหน่วยงานจัดซื้อ ได้ทำข้อตกลงที่ไม่ถูกต้อง คุณก็รู้ว่าปัญหาจะตามมาไม่ช้าก็เร็ว !   ดังนั้นหน่วยงานจัดซื้อ จะต้องเรียนรู้ว่า มีข้อตกลงอะไรบ้าง เพื่อนำไปใช้ในการจัดซื้อ ! แต่ก็ยังมีประเด็นเพิ่มเติมอีกที่ต้องรู้ ! เพราะถ้าเราแค่ส่งความต้องการไปให้กับคู่ค้า ( Supplier) แล้วคาดหวังว่าจะได้ข้อตกลงที่ต้องการกลับมา ถ้ามันง่ายอย่างนั้น ก็จะไม่เรียกว่า การทำธุรกิจแล้ว ! เพราะการธุรกิจจะต้องมี “การเจรจาต่อรอง” อยู่ตลอดเวลา แล้วทำไมต้องมีการเจรจาต่อรอง โดยพื้นฐานในการทำธุรกิจมีคำว่า“ผลประโยชน์” เข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งจะเป็นผลประโยชน์ขององค์กร หรือของตัวบุคคล และมันจะได้รับการปกป้อง   (คนปกติธรรมดา ซื้อของยังต้องต่อรองราคาเลย แล้วธุรกิจที่ต้องการผลกำไร ถ้าไม่สนใจเรื่องต้นทุน จะเป็นไปได้อย่างไร !)   การเจรจาต่อรอง เป

                                       นักจัดซื้อ กับการนำเข้า  (Import) นักจัดซื้อ ที่เพิ่งมาเริ่มต้นทำงานใหม่ๆ หรือแม้แต่ผู้ประกอบการทั่วไปก็ด้วย มักจะเข้าใจว่า การซื้อของจากต่างประเทศ คือ การนำเข้า ผมจึงได้รับคำถาม จากผู้ที่จะมาลงเรียนในห้องเรียนของผม เกี่ยวกับ “การนำเข้า” บ่อยๆ แต่ก็ไม่ผิดหรอกครับ เพราะโดยความเข้าใจของคนทั่วไปแล้ว การซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ก็ต้องมี “การนำเข้า” มาในประเทศ เลยเกิดความคิดแบบรวบยอดว่า มันคือ “การนำเข้า” แต่เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง ผมขอให้ข้อมูลดังนี้ครับ ถ้าเราพูดถึงงานของ “นักจัดซื้อต่างประเทศ” ที่เราเรียกว่า  Oversea Purchaser  ก็คือ การซื้อสินค้าจากต่างประเทศ มันจะสื่อถึง “หน้าที่” ของตำแหน่งงานนั้น ส่วนการนำเข้า หรือ การนำสินค้าจากต่างประเทศเข้ามาในประเทศ ที่เราเรียกว่า  Import  มันจะสื่อถึง    ” กระบวนการ” ในการทำงาน พูดได้ว่า “การนำเข้า” เป็นกระบวนการหนึ่งใน การจัดซื้อต่างประเทศ ! คราวนี้มาเข้าเรื่องกัน ปัญหาที่เกิดขึ้น ก็คือ นักจัดซื้อต่างประเทศ และผู้ประกอบการทั่วไป มักจะไม่มีความเข้าใจในเรื่องกระบวน ”การนำเข้า” ส่วนงานกา

  ต้นทุนทางธุรกิจที่ต้องดูแล (Business Cost) ต้นทุนทางธุรกิจ มีหลายประเภท เพื่อการผลิต เพื่อการสนับสนุน ล้วนสำคัญ ถ้าคนในองค์กรไม่ช่วยกันดูแล ต้นทุนทางธุรกิจอาจจะสูงเกิน จนส่งผลต่อผลกำไรของธุรกิจได้ ต้นทุนทางธุรกิจ เป็นสิ่งที่ผู้บริหารทุกท่านต้องดูแล และตัวพนักงานในองค์กรเองก็ต้องให้ความสำคัญด้วย สำหรับผู้บริหารส่วนใหญ่มีความเข้าใจในเรื่องนี้ แต่ในระดับพนักงานเราต้องปลูกฝังความคิดเรื่องให้กับพวกเขาบ้าง โดยเราสามารถแนะนำพวกเขาได้ด้วย ประโยคง่ายดังนี้ “ เราขายสินค้า 1 ล้านบาท เราจะได้กำไรเพียง 10-20 % แต่ถ้าเราซื้อของ 1 ล้านบาท เราจะมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น 1 ล้านบาททันที แล้วเราจะต้องขายของเท่าไหร่ เพื่อจะชดเชยเงินที่เสียไปล่ะ “ ต้นทุนทางธุรกิจ ก็คือ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการต่างๆ และมากที่สุด จะถูกจ่ายผ่านการจัดซื้อ ของหน่วยงานจัดซื้อ (ยกเงินเดือนพนักงาน) ดังนั้นถ้าผู้บริหารอยากจะให้มีคนมาช่วยดูแลในเรื่องค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ คุณก็เพียงเพิ่มทักษะและแนวคิดในการควบคุมค่าใช้จ่ายให้กับหน่วยงานจัดซื้อ ที่เราเรียกกันในวงการว่า Cost Conscious หรือ การตะหนักหรือใส่ใจถึงต้นทุน (ทางธุรกิจ) การเพิ่มทักษ

                                                           RCEP  เริ่มแล้ว คุณพร้อมหรือยัง ! RCEP  หรือ ข้อตกลงหุ้นส่วนทางเศรษฐกิจระดับภูมิภาค ( Regional Comprehensive Economic Partnership)   ได้เริ่มต้นแล้ว โดยจะเริ่มตั้งแต่   Jan 2022  เป็นต้นไป    และมันสำคัญมากสำหรับผู้นำเข้าและส่งออกจะต้องรู้ครับ (ผู้ส่งออก ผู้นำเข้า (Exporter / Importer) นั้นหมายรวมถึงผู้ที่ทำงานในตำแหน่งด้วย Oversea Sale & Oversea Purchase) ทำไมมันถึงสำคัญมาก 1.  เป็นข้อตกลงการค้าที่มีขนาดใหญ่มาก เพราะข้อตกลงความร่วมมือนี้ มันเกิดจากกลุ่มประเทศ ที่มีประชากรมาก และเป็นประเทศผู้ผลิตและส่งออกขนาดใหญ่ด้วย นั้นก็คือ    AEC (10 Country)  + 5 Country  (China+ Japan + Korean + Australia + New sea land) ผลก็คือ จะเกิดความร่วมมือทางการค้าของประชากรถึง  2,300  ล้านคน จึงเป็นที่มาของ ขนาดของตลาดที่ใหญ่มาก (ตอนเริ่มต้น คาดหวังว่า จะมีขนาดใหญ่ที่สุดในโลก โดยมีประชากรถึง  3,500  คน ถ้าประเทศอินเดีย ไม่ถอนตัวออกไปสะก่อน) 2.  สิทธิประโยชน์ ทางภาษีซึ่งจะมีการยกเว้น หรือ ลดหย่อน   ซึ่งกันและกันในกลุ่ม  RCEP   ซึ่งหมายความว่า

  เมื่อไหร่ที่คุณจะต้องเป็นผู้นำหน่วย..งานจัดซื้อ     เมื่อไหร่ ก็เมื่อนั้น ตอบแบบนี้ก็ได้นะ ! แต่ถ้าจะให้ถูกต้อง ก็ขึ้นอยู่สถานการณ์ หรือ ความพร้อมของตัวคุณด้วย > ทำไมขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ! เพราะว่า ถ้าในองค์กรของคุณ มีคุณกับเจ้านายของคุณเท่านั้น ที่ต้องดูแลงานจัดซื้อ    คุณก็จำเป็นที่จะต้องเข้ามารับบทบาทนี้   ( และคุณจะต้องช่วยงานเจ้านายคุณให้ได้ ไม่อย่างนั้น เขาก็จะหาหัวหน้าใหม่ให้คุณ เพราะเขาขี้เกียดมาสอนงานคุณ !) > ทำไมขึ้นอยู่กับความพร้อมของคุณ ! ก็เพราะ ถ้าเกิดมีการขยายงาน หรือคนที่ดูแลอยู่เดิม เขาเกิดลาออกไป คุณควรจะเป็นคนที่ถูกเลือกมารับผิดชอบงานในส่วนนั้น    เพียงแต่ว่า คุณได้ฉายแววให้เห็นหรือยัง ว่าคุณพร้อมที่จะมาดูแลงานในจุดนั้น ! ( เมื่อโอกาสมาแล้ว แต่คุณไม่ได้ถูกเลือก ก็น่าเสียดาย เพราะคุณไม่พร้อม !) ผมไม่ได้บอกว่า คุณจะได้ตำแหน่งอะไร เพราะ องค์กรเล็กๆ เขาก็ไม่มีผู้จัดการแผนกจัดซื้อ เขาก็มีแค่หัวหน้าแผนก แต่ความรับผิดชอบ และหน้าที่ก็ไม่ต่างกันหรอกครับ ! การเป็นผู้นำในหน่วยงานจัดซื้อ ในความหมายของผมก็คือ คน คนนั้น จะต้องรับผิดชอบ ดูแลงานจัดซื้อ ได้ท